POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
MARCO NORMATIVO: La presente política de tratamiento de datos personales de la compañía, se encuentra amparada por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, alineadas con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen, sustituyas y/o adicionen, aplicadas a la recolección, manejo, gestión y disposición final de los datos personales.
ALCANCE: La presente política rige todos los procesos de la compañía e incluye a aquellos terceros que almacenen, procesen y dispongan de datos personales de los cuales la compañía sea responsable.
1. DEFINICIONES:
Se debe tener en cuenta para la presente Política las siguientes definiciones:
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
c) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
d) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
e) Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
g) Autorizado: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular.
h) Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
i) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
j) Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
k) Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
l) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
m) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
n) Formato de Hábeas Data: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el cual, se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales
2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, para su aplicación se tienen en cuenta los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
La Empresa dentro del giro ordinario de su negocio tiene relaciones comerciales y/o jurídicas con Clientes, Proveedores y Empleados. De esta manera informa al titular de los datos que autoriza a la compañía para que guarde, use, almacene, recolecte, transfiera, transmita nivel nacional, internacional y realice el tratamiento de sus datos personales, comerciales y financieros recolectados por medio digital o escrito con las siguientes finalidades: 1.
CLIENTES:
a) Proveer los servicios y/o los productos requeridos; b) Dar a conocer sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos, información comercial, publicitaria o promocional y eventos; c) Programas de Fidelización de clientes; d) Análisis de perfiles en la red; e) Encuestas de opinión; f) Prospección comercial; g) Segmentación de mercados; h) Gestión administrativa; i) Gestión de facturación; j) Proveer los servicios posventa; k) realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares y/o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer al titular una capa adicional de seguridad. El titular no esta obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley;
l) La información recolectada en la web (chat, páginas web, aplicativos móviles, redes sociales, blogs, landing pages, páginas web de aliados comerciales) será utilizada para contactarlo de manera directa para gestionar pedidos, entregar productos, ofrecer servicios, procesar pagos, actualizar nuestros registros con base en los hábitos de navegación, mostrar contenidos como las listas de deseos y opiniones de los clientes, para recomendar productos y servicios que pudieran serle de interés. También hacemos uso de esta información para mejorar nuestra tienda online y nuestra plataforma, así como para prevenir o detectar fraudes o abusos en nuestro sitio web y para permitir a terceras partes llevar a cabo soporte técnico, logístico u otras funciones en nuestro nombre.
m) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales y/o la Comunidad TUCERTIFICACIONES., proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. n) El control y la prevención del fraude; o) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción. 2.
PROVEEDORES:
a) Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados. b) Gestión administrativa. c) Gestión de cobros y pagos. d) Gestión de facturación. e) Gestión de proveedores. f) Gestión económica y contable y g) Suministrar y transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas accionistas de LA EMPRESA y a sociedades controlantes, controladas, vinculadas, aliadas, o pertenecientes al mismo grupo empresarial, y/a cualquier aliado comercial. h) realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no esta obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; h) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales y/o la Comunidad TUCERTIFICACIONES, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. i) El control y la prevención del fraude; j) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.
Protección de datos Personales. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, La Compañía atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
3. EMPLEADOS
a) Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención exclusiones. b) Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados. c) Gestión administrativas. d) Gestión de cobros y pagos.
e) Gestión económica y contable. f) Procedimientos judiciales. g) Formación de personal. h) Gestión de nómina. i) Gestión de personal j) Prevención de riesgos laborales. k) Investigación epidemiológica y actividades análogas. l) Programas de promoción y prevención de enfermedades. m) Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas. n) Realizar el tratamiento de datos sensibles como: historiales clínicos, Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no esta obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; o) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales y/o la Comunidad TUCERTIFICACIONES., proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. p) El control y la prevención del fraude; j) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.
4. RESPONSABLE
La Empresa ha informado a los titulares de los datos personales de manera previa y expresa lo siguiente: i) los datos suministrados en la presente solicitud son recolectados atendiendo las disposiciones legales e instrucciones de las autoridades competentes en materia de protección de datos personales; ii) El responsable del dicho tratamiento es TUCERTIFICACIONES. identificada con NIT iii) Que en ciertas situaciones es necesario realizar transferencias internacionales de los datos para cumplir con las finalidades del mismo y con las obligaciones contractuales y pos contractuales; iv) Que son facultativas las respuestas a las preguntas que se hacen sobre datos personales sensibles, en consecuencia no son obligados a responderlas, por lo que autoriza expresamente el tratamiento de esta clase de datos sensibles, entre los cuales se incluyen los datos de los niños, niñas y adolescentes. La EMPRESA tiene implementada la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y su respectivo aviso de privacidad; documentos los cuales se encuentran publicados en la página web: www.tucertificaciones.com
5. DERECHOS DEL TITULAR
Los derechos que le asisten como titular de los datos son actualizar, conocer, rectificar, conocer sobre el uso que le darán a mis datos, solicitar prueba de la autorización y/o revocar la misma, los cuales puede ejercer a través del canal de comunicación solucionesrealesparasuempresa@gmail.com según corresponda el contrato o relación comercial o jurídica con la Empresa dirigida al Encargado de protección de datos Personales. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, La Compañía atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
6. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los datos almacenados son protegidos en los diferentes sistemas de acuerdo con la Seguridad de la información definido por la compañía mitigando el acceso no autorizado que permita divulgar, conocer, modificar, eliminar o destruir información almacenada en nuestras bases de datos. La Compañía únicamente suministra información a los titulares, causahabientes o representantes legales, entidades públicas o administrativas ya sea por funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el titular o la ley. La compañía cuenta con un Encargado de Protección de datos Personales, el cual es responsable de validar de forma periódica el cumplimiento de la política y procedimientos de tratamiento de datos personales, en cada uno de los procesos relacionados de la compañía.
7. DEBERES DE LA COMPAÑÍA
La compañía en cumplimiento de la presente política deberá: a) Garantizar al titular, en todo momento el derecho al Habeas data. b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias con el fin de controlar accesos no autorizados, pérdida y divulgación de la información. c) Actualizar o suprimir los datos almacenados siempre garantizando la integridad de los mismos, de acuerdo con lo que estipula la Ley. d)Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de acuerdo con lo estipulado en la ley. e) Definir un Programa Integral de Gestión de datos personales, el cual está compuesto por políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley en cuanto a Protección de datos personales. f) Hacer el registro de bases de datos, de acuerdo con las definiciones dadas por la Superintendencia de Industria y Comercio. g) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio al momento de que la información de los titulares haya sido expuesta por incidentes de seguridad de la Información (Virus, ataques informáticos, entre otros).
8. VIGENCIA DEL DATO
La compañía reconoce e informa que solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales mientras exista la compañía como responsable del dato, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados por requerimiento judicial, legal o administrativo que así lo señale.
9. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente es una modificación de la política de protección de datos personales publicada el pasado 27 de junio de 2022, cuya vigencia rige a partir de la publicación en los medios autorizados y definidos para conocimiento de los titulares de los datos.
